【ビジネス文書の翻訳は翻訳会社に外注すべき】5つの理由

映画の字幕や洋書の日本語版などを想起されることの多いであろう翻訳ですが、普段あまり意識することもなく、また目にする機会も無いように思えるだけで、実はそれら以外にも世の中には想像をはるかに上回る多くの翻訳ニーズがあります。なかでも契約書、プレゼン資料、ニュースリリース、ホームページ、カタログ、パンフレット、チラシなどビジネスで使われる文書の翻訳は、翻訳市場のなかでも大きなシェアを占めており、翻訳会社と呼ばれる企業のほとんどが担っているのがこの「ビジネス文書の翻訳」という業務です。本コラムでは、これら大切なビジネス文書の翻訳は翻訳会社に外注すべき、5つの理由についてご説明します。

1.利便性

ワンストップで済む

ビジネス文書の翻訳は翻訳会社に頼むべき最初の理由はその利便性、つまりワンストップで済むことです。誰かに翻訳を頼む場合、依頼先の探索、選定、決定から情報の共有、工程や納期の管理そして、完了した翻訳内容の品質確認など実に手間が掛かります。翻訳会社に頼む場合でも外注先を決定するまでの手間は同じですが、その後の工程は任せきりにしても大きな問題になることはほぼありません。

また、翻訳作業では「ある文書の言語を違う言語に変換する」という純粋な翻訳作業だけでなく、翻訳する前の文書の体裁を翻訳した文書でも維持するために必要なレイアウト作業（DTP）や印刷、製本、コーディング、（ウェブサイトの場合は）アップロードなども合わせて行う必要があることが多いのですが、ある程度の規模の翻訳会社であればすべての関連作業まで一括で対応できます。

さらに、継続的に取引をすることで、翻訳会社はお客様の翻訳ニーズの発生頻度やパターン、翻訳の品質についての嗜好（お好み）そして、お客様のご担当者の癖までも理解するようになりますので、ほとんど手間を掛ける必要のない、まさに阿吽の呼吸のやりとりが期待できるようになります。よって大切なビジネス文書の翻訳は、忙しいお客様が自分の本業、主業務に集中するためにも、信頼して任せることのできる翻訳会社に外注することをお勧めします。

2.キャパシティ

大規模・短納期への対応力

ビジネス文書の翻訳は翻訳会社に頼むべき二つめの理由は、その大きなキャパシティです。優秀な翻訳者であれば翻訳会社と同様、前項で述べたような利便性を提供できることもありますが、翻訳者の作業量にはどうしても限界があるため、キャパシティという点では翻訳会社に軍配が上がります。

業界でも名の知れた翻訳会社は通常、数百名から数千名にものぼる翻訳者やチェッカーというリソースを有しているため、その大きなネットワークを生かして構築した大きなキャパシティで、マニュアルやゲームなど文字数の多い、大規模な案件でも短納期での対応が可能です。

また、営業担当者や制作担当者といった社内スタッフも豊富に居るので、通常は営業担当者1名、制作担当者1名の計2名で行うお客様や翻訳者への対応を、場合によっては2名以上で柔軟に対応できることも、翻訳会社のアドバンテージでありキャパシティの力と言えます。よって急いで翻訳が必要だったり、大量のビジネス文書の翻訳は、それらを当たり前に処理することのできる、キャパシティの大きな翻訳会社に外注することをお勧めします。

3.ノウハウ

知見を活用できる

ビジネス文書の翻訳は翻訳会社に頼むべき三つめの理由はそのノウハウ、つまり翻訳会社の豊富な実績に基づく知見を活用できることです。数十名から数百名という規模もさまざまな翻訳会社には、その出自によってそれぞれ得意とする分野や言語が異なるものです。具体的には次のとおりです。

工業分野の翻訳が得意
金融分野の翻訳が得意
法律分野の翻訳が得意
医療分野の翻訳が得意
英語を専門としている
中国語を専門としている
ドイツ語を専門としている
多言語対応力に定評あり

それぞれの翻訳会社は得意な分野や言語の翻訳を長年、大量に行い研鑽を積んでいるため、蓄積された知見は想像以上に膨大なものです。もちろんお客様がその分野や翻訳の権威である場合はそのかぎりではありませんが、ほとんどのお客様にとって翻訳が必要となる機会はある日突然、何の前触れもなく訪れるものです。

その際、翻訳が必要なビジネス文書に自分が詳しければまだ良いですが、その翻訳作業にまで精通されている方はほとんどおられません。また、取引先と取り交わすことになった契約書や取引先から提供されたマニュアル、なんらかの申請に必要な書類などを翻訳する必要がある場合はどうでしょうか。

その内容、分野に精通されている方はさほど多くないと思いますが、前述のとおり翻訳会社は得意とする分野、言語の翻訳を毎日集中的に行っているので、そのノウハウを生かさない手はないということです。よって専門性の高い内容で、高度な翻訳技術を必要とするビジネス文書の翻訳は、実績と経験そして、ノウハウが豊富な翻訳会社に外注することをお勧めします。

4.品質担保力

安心して任せることができる

海外販路を開拓したいから
海外企業と取引するから
海外に進出するから
海外の情報を詳しく知りたいから
海外の市場調査をするから
海外で申請が必要だから

ビジネス文書の翻訳は翻訳会社に頼むべき四つめの理由は、翻訳の品質を担保することができることです。ビジネス文書を翻訳するのは大抵、上に挙げたような何らかの目的や期待する成果が背景にあるからです。当社に翻訳を依頼されるお客様もしくは、お客様のお客様（ソースクライアント）の背景もこのようなものです。

なかには「予算消化する必要もあり、いつか役立つかもしれないがとりあえず翻訳しておく」といった余裕あるお客様もいらっしゃいますが、ほとんどの場合翻訳は、急な対応が求められ、厳しい予算のなかでやりくりする必要があるにもかかわらず大きな成果を期待される、失敗できないものなのです。

翻訳の品質が思わしくなかったことで目的を果たすことかなわず、また、なんの成果を上げることもできず、となると翻訳した本人はもちろん、翻訳を依頼したご担当者もしくは、その上席にまで責任の追及が及ぶかもしれません。なによりも費用を投じて行った翻訳を含むプロジェクトが失敗することは、お客様または、お客様の組織にとって大きな痛手です。よって目的と期待する成果に最適な翻訳を行うためにも、ビジネス文書の翻訳は品質をきちんと担保できる翻訳会社に依頼することをお勧めします。

5.サービス力

柔軟で気の利いた対応が期待できる

ビジネス文書の翻訳は翻訳会社に頼むべき最後の理由はそのサービス力、つまり一民間企業として有益なサービスが期待できることです。営利目的であるという点では翻訳者も翻訳会社も同じですが、外国語を極めることを追求し翻訳品質の向上に尽力する翻訳者がどちらかというと職人気質であるのに対し、多くのスタッフを抱える翻訳会社は固定費と経常利益の確保を最大目的とする、正真正銘の営利団体です。

産業的には「専門サービス業」に分類されること、また扱う商材からともすればアカデミックな印象を持たれがちな翻訳会社ですが、一民間企業として利益を確保するためにマーケティング、セールス、顧客の維持といったアクションが必要なことは、他の民間企業と何ら変わりありません。つまり、翻訳会社と取引することで期待できるのは、利便性やキャパシティ、ノウハウの活用、品質担保力といったここまで述べてきたこと以上に、そのサービス力にあるのです。

無理は承知だが、どうしても明日までに翻訳を完成してほしい
全体予算との兼ね合いから、今回だけ特別価格で対応してほしい
ソースクライアントと翻訳に関する打ち合わせに同席してほしい

当社もこのようなご要望は毎日のようにいただきますが、都度対応しているのは営利団体である一民間企業として利益確保が必要であること、また組織的な体力があるからです。もちろんすべてに対応できるわけではありませんが、このような不定期で予測が難しい事態にフレキシブルに対応できるのが翻訳会社の強みであり、またお客様の立場からはそのような対応が期待できるのが翻訳会社に翻訳を依頼するメリットでもあります。よって柔軟で気の利いた対応が必要なビジネス文書の翻訳は、顧客満足を強く意識した、サービス力の高い翻訳会社に依頼することをお勧めします。