- 2023.07.19
- 業務紹介
インターブックス経理課での電子化・ペーパーレス化に関する取り組み
近年、経理の電子化・ペーパーレス化がますます注目を集めています。経理業務の電子化・ペーパーレス化は、従来の紙ベースの帳簿管理や経理プロセスを電子化し、効率化や環境への負荷軽減をもたらすものです。当社では以前から経理業務の電子化を推進し、業務効率化に努めてきました。本日は経理課の担当者にペーパーレス化に関する取り組みについて聞いてみました。
2022年１月より、電子帳簿保存法改正の施行がされました。このタイミングで経理業務の電子化に取り組み始めた企業が多いと聞いています。インターブックスでは法令施行以前から経理業務効率化の一環として、電子化・ペーパーレス化を進めていました。
現在では取引先より受領した請求書、納品書、領収書等のPDF保存化、さらに請求書、納品書、支払明細書、支払調書などPDFデータのメール送信での運用を始めています。
そのきっかけになったのは当社が取り入れている会計ソフトです。この会計ソフトは会計処理の際の仕訳作業をPDF化されたデータから読み取ることが可能でした。それまでは提出された書類や電子データを1つ1つ目視で確認し適宜入力していくという、人力で大幅に時間がとられる作業が発生していました。しかし、このシステムの導入により、時間も手間も削減することが可能になりました。
次に取り組んだのは、クライアントやベンダーに対して発行する請求書と支払通知書の電子化です。
クライアントへの請求書は、現場のプロジェクトマネージャー（PM）たちが1件1件案件が完了するごとに請求書を発行して郵送していました。請求書の郵送と一言で表しましたが、①請求書を印刷 ②郵送用の封筒に印字 ③印刷した請求書を三つ折りにして封入 ④切手を貼って投函 と、1つ１つの工程は大したことがなくても月に何十枚も処理するPMもいて、業務負荷がかかっていました。そこで、経理課でその業務をとりまとめることとなりました。1ヵ月に各PMが発行する請求書の量は相当数で、経理課でとりまとめるには業務の効率化が必須でした。
そこで、受発注の基幹システムを追加で開発し、請求書をPDF形式で発行、さらにクライアントごとに紐づいているメールアドレス宛に請求書を添付したメールを送付する仕組みを作りました。
ベンダーに対しても同じです。紙で発行し、郵送していた支払調書を電子化することで、業務工数も郵送の費用も削減することができました。
今年2023年の12月までは改正された電子帳簿保存法の実施に関する猶予期間が設けられています。この期間中に経費申請等の承認決裁に関するタイムスタンプの運用やEDIシステムなどの導入などを視野にいれ、業務効率化をさらに目指したいと思っています。
また、本年10月より施行されるインボイス制度についても、仕入業者等へ適格事業者番号の提供の案内を行い、番号の提供を頂いている状況です。今後も法令の変更等の情報を取集しつつ、導入までに混乱の無いように事前対策に取り組んでいきたいと思います。
ここまで、経理業務の電子化・ペーパーレス化による、社内の業務効率化についてお伝えしました。
次回は、経理業務の電子化・ペーパーレス化がもたらした、業務効率化以外の視点をお伝えします。
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